Mandar un documento a firmar
Un documento se manda a firmar en un sobre. En Firmas, «Nueva firma» te pide el documento, el rol y la persona que firma y un mensaje. Desde una asamblea, el acta se manda con «Solicitar firma». Cada firmante recibe un correo para firmar, y en Sttok ves quién ha firmado y quién falta.
En esta página
Antes de empezar
- El documento terminado. Lo que se manda a firmar ya no se edita: si hay que cambiarlo, habrá que mandarlo otra vez.
- Quién tiene que firmarlo. Los firmantes se eligen entre las personas que ya están en la sociedad: accionistas, beneficiarios, acreedores o miembros del órgano de administración. Su correo sale de su ficha.
Qué es un sobre#
En Sttok, lo que se manda a firmar es un sobre: un documento, las personas que lo firman y una fecha en la que expira. La firma se hace a través de DocuSign. Cada firmante recibe un correo con el documento y firma desde el enlace, sin imprimir nada.
Hay dos caminos para mandar un sobre: desde una asamblea, para su acta o su certificación, y desde la sección Firmas, para cualquier otro documento.
Desde una asamblea#
Es el caso más habitual: el acta y la certificación de la asamblea se mandan a firmar desde la propia asamblea.
- Abre la asamblea y ve a la pestaña Acta. Elige «Acta» o «Certificación».
- Pulsa «Solicitar firma». Revisa quién firma y envía.
- Sigue el sobre en la pestaña Firmas. Ahí ves, para el listado de asistentes, el acta y la certificación, la fecha de envío, cuántos han firmado del total y el estado de cada firmante. «Actualizar lista» trae las firmas que acaban de llegar.
Desde la sección Firmas#
Para un contrato, unas cuentas o cualquier otro documento que no sale de una asamblea.
- Entra en Firmas y pulsa «Nueva firma». Se abre «Firmar nuevo documento».
- Sube el documento. Pulsa «Añadir documento». Admite archivos de hasta 50 MB.
- Elige quién firma. En «Seleccione el rol del firmante» elige entre Accionistas, Beneficiarios, Acreedores u Órgano Admin, y en «Seleccionar» elige a la persona.
- Escribe el mensaje y pulsa «Enviar». En «Mensaje» va el texto que reciben los firmantes. El sobre aparece en el listado de Firmas.
Un acta, un sobre. Si el acta ya tiene un sobre en curso, no mandes otro: recuérdaselo a quien falta. Dos sobres del mismo documento obligan después a comprobar cuál es el bueno.
Qué pasa después#
- Cada firmante recibe un correo con el documento y el enlace para firmar.
- El sobre sale como «Enviado» y la columna «Han firmado» dice cuántos han firmado de cuántos, por ejemplo 1/2.
- Cuando firma el último, el sobre pasa a «Completado». Si llega la fecha en que expira y falta alguien, pasa a «Expirado». Lo explica Los estados de un sobre.
Preguntas frecuentes#
¿Los firmantes necesitan una cuenta en Sttok?
No. Firman desde el enlace del correo que reciben.
¿Puedo mandar a firmar a alguien de fuera de la sociedad?
En «Nueva firma» el firmante se elige por su papel en la sociedad: accionista, beneficiario, acreedor o miembro del órgano de administración. Si la persona no tiene ninguno de esos papeles, primero tiene que constar en la sociedad.
¿Qué hago si me he equivocado de firmante?
Manda un sobre nuevo con los firmantes correctos.
Relacionados
- Los estados de un sobre de firma Un sobre está «Enviado» mientras espera firmas, «Completado» cuando han firmado todos y «Expirado» si llega la fecha límite y falta alguien. El estado depende solo de quién ha firmado y de la fecha, así que cambia solo.
- Recordar a quien falta por firmar Mientras un sobre espera firmas puedes mandar un recordatorio a quien falta con «Enviar recordatorio», desde la ficha del propio sobre. El plazo no se amplía: si el sobre expira sin todas las firmas, se manda uno nuevo.
- El acta y su firma Sttok compone el acta y la certificación de acuerdos con los datos de la asamblea: la mesa, los asistentes y el resultado de cada asunto. En la pestaña Acta los revisas y pulsas «Solicitar firma». En la pestaña Firmas sigues quién ha firmado.