Para administradores
Secretarios, abogados y quien lleva la sociedad: registrar, convocar y documentar.
Empezar
- Qué es Sttok y cómo se organiza Sttok es el registro de capital y el gobierno de una sociedad en un solo sitio: accionistas y libro registro de acciones nominativas, operaciones, juntas, órgano de administración, firmas, documentos y planes de incentivos. Cada persona entra con un papel, y ese papel decide qué ve y qué puede hacer.
- Añadir una sociedad Para dar de alta una sociedad en Sttok, sube su escritura de constitución y pulsa «Leer con IA»: Sttok rellena los datos de la sociedad y de sus socios iniciales, tú los compruebas contra el documento y la creas. Después registras las operaciones que vinieron detrás.
- Invitar a otras personas y darles un papel A quien va a llevar la sociedad contigo lo invitas desde Configuración, en la pestaña «Usuarios», con «Añadir usuarios» y un nivel de acceso «Completo» o «Limitado». Los accionistas, consejeros y beneficiarios no se invitan como administradores: su papel sale del propio registro.
- Moverte entre tus sociedades Con una sola cuenta entras en todas las sociedades en las que tienes un papel. Para pasar de una a otra, usa el selector de sociedad, arriba del menú lateral, o vuelve a la portada de inicio, donde están tus sociedades, y elige otra.
Accionistas y libro registro
- El listado de accionistas El listado de accionistas enseña quién tiene acciones de la sociedad, cuántas y qué porcentaje representan, sin diluir y diluido. Desde ahí se abre la ficha de cada accionista, y uno nuevo se da de alta con «Añadir Operación» › «Nuevo Socio».
- El libro registro de acciones nominativas El libro registro de acciones nominativas de Sttok es el registro completo de quién tiene acciones de la sociedad, de qué clase y en qué porcentaje. No se edita: se compone solo a partir de las operaciones registradas, y se puede leer en varias vistas, desde el resumen por clase hasta el historial de cada operación.
- Clases de acciones y numeración Una clase agrupa las acciones que tienen los mismos derechos: cuántos votos dan, su valor nominal y si tienen preferencia o limitaciones. Cada acción lleva además un número, y saber qué números son de quién es lo que permite transmitir unas acciones concretas.
- Agrupar accionistas con categorías Las categorías son etiquetas que pone la sociedad a sus accionistas, como «Fundadores», «Inversores» o una rama familiar, para agruparlos y encontrarlos juntos. Además hay tres categorías que pone Sttok sola a partir de las cargas: Cotitular, Usufructo y Otras cargas.
- Cargas sobre acciones: usufructo, prenda, cotitularidad y opción Una carga es un derecho de otra persona sobre unas acciones: un usufructo, una prenda, un embargo o una opción de compra. La cotitularidad se registra en el mismo sitio aunque no es una carga: las acciones son de varios a la vez. En Sttok cada una se anota sobre las acciones concretas que afecta, con sus fechas y su estado, en la ficha del accionista.
- Registrar y cancelar una carga Una carga se registra desde la ficha del accionista cuyas acciones afecta, con «Añadir carga», en dos pasos: los datos de la carga (tipo, fechas, numeración y escritura) y sus participantes. Cuando se levanta, se deja constancia de su fecha de fin.
- La pestaña Transacciones de un accionista La pestaña Transacciones de la ficha de un accionista lista las operaciones en las que ha participado, con su tipo, su fecha, su importe y las acciones que entraron o salieron de su posición, y debajo los dividendos que ha cobrado. Es su parte de cada operación, no la operación entera.
- Rentabilidad (ROI) de un accionista El bloque «Inversión y retorno» de la pestaña Resumen de la ficha de un accionista compara lo que ha puesto en la sociedad con lo que ha recibido de ella. Lo invertido sale de las ampliaciones que suscribió y de las acciones que compró; lo recibido, de lo que cobró al vender y de los dividendos. La diferencia es su resultado realizado.
- Emitir un certificado para un accionista Un certificado acredita, con la firma de un administrador, algo del accionista según el libro registro de acciones nominativas: que tiene unas acciones (titularidad), cuánto valen (valor) o lo que ha cobrado de la sociedad (renta), entre otros. Sttok lo genera con los datos registrados y lo guarda en la pestaña Documentos de la ficha del accionista, en «Emitidos por la sociedad».
Operaciones
- Registrar una operación: qué pide cada tipo Toda operación se registra desde «Añadir Operación», en la pantalla Operaciones. El primer paso es casi igual en todos los tipos: la fecha, el documento, los comentarios y los datos del notario. Lo que cambia es el segundo, porque cada tipo le hace algo distinto al capital social: crear o eliminar acciones, cambiarlas de manos, repartir dinero, reorganizarlas o canjearlas por las de otra sociedad.
- Registrar una compraventa de acciones Una compraventa se registra desde «Añadir Operación» › «Compraventa». En el primer paso pones la fecha y los datos de la escritura; en el segundo, cada movimiento: quién vende, quién compra, la clase, cuántas acciones, su numeración y el precio. Cada movimiento se guarda en la lista y al final se pulsa «Guardar Operación». Con «Compraventa IA», Sttok lee la escritura y te propone los datos.
- Registrar una ampliación de capital social Una ampliación se registra desde «Añadir Operación» › «Ampliación de capital». En el primer paso pones la fecha, las «Nuevas acciones» que aprueba el acuerdo y los datos de la escritura; en el segundo, cada suscriptor con sus acciones, su clase y su prima, y al final «Guardar ampliación de capital». Con «Ampliación IA», Sttok lee la escritura y te propone los datos.
- Registrar una herencia o una donación Una herencia o una donación se registran como una compraventa, desde «Añadir Operación», eligiendo «Herencia» o «Donación». El formulario es el mismo, también para «Endoso» y «Transmisión»; cambian los nombres de las partes y de la cantidad. El «Precio por acción» es obligatorio también aquí, y la numeración de las acciones viaja con ellas.
- Split, renumeración y reclasificación Son las tres operaciones que reorganizan el capital social sin que nadie compre ni venda: el split cambia el número de acciones fijando un nuevo valor nominal, la renumeración cambia sus números y la reclasificación las pasa a otra clase. Se registran desde «Añadir Operación», y en las tres eliges en el segundo paso si Sttok lo hace solo o lo indicas tú.
- Registrar un reparto de dividendos Un reparto de dividendos se registra desde «Añadir Operación» › «Reparto de dividendos». No mueve ninguna acción: escribes el importe total, decides si aplicas retención y Sttok lo reparte entre los accionistas según su porcentaje. La ficha enseña a cada uno su bruto, la retención y lo que percibe. A diferencia de las demás operaciones, no lleva datos de notario.
- Rellenar una operación leyendo la escritura Para que Sttok lea la escritura, elige «Ampliación IA» o «Compraventa IA» en el menú «Añadir Operación». Subes el documento, pulsas «Leer con AI» y Sttok rellena lo que dice: las fechas, el notario, las acciones y quién interviene. Lo leído queda marcado hasta que lo revisas. Si no quieres que lo lea, marca «No rellenar el formulario con este documento».
- Corregir una operación registrada De una operación registrada puedes editar su fecha, los comentarios y los datos del notario, con «Editar» en su ficha. Lo que la define, como las partes, las acciones y la numeración, no se edita. Si el error está en la última operación, «Deshacer operación» la deshace y la vuelves a registrar; si no, se corrige con otra operación.
Juntas
- Crear una junta Desde Juntas, pulsa «Nueva Junta» y rellena el formulario «Preparación Junta»: la fecha, la forma de asistencia, quién preside, cómo se vota y los asuntos del orden del día. Al pulsar «Guardar», la junta queda como borrador y no se manda nada a los accionistas hasta que envíes la convocatoria.
- Enviar la convocatoria de una junta Cuando la junta está preparada, ábrela y pulsa «Acciones» › «Mandar convocatoria». Sttok te enseña a qué accionistas y representantes va, te deja mandarte una prueba y la envía con «Enviar ahora».
- Mandar recordatorios a quien no ha respondido Con la junta ya convocada, abre «Acciones» y pulsa «Enviar recordatorio». Eliges a quién va: a todos los participantes, solo a quienes todavía no han delegado ni votado, o a los que selecciones. Sale con «Enviar ahora».
- Qué recibe el accionista y qué puede hacer Cada accionista recibe por correo la convocatoria con un enlace a su página de la junta. Desde ahí, también en el móvil, delega su voto, vota cuando la votación está abierta y consulta los documentos.
- Registrar la asistencia el día de la junta En la pestaña Asistencia de la junta, pulsa «Registrar asistentes». En el diálogo «Control de Asistentes a la Junta» marca quién asiste y quién está representado, y pulsa «Confirmar N asistentes». Solo los asistentes se reflejan en el acta.
- Abrir y cerrar las votaciones Con la junta convocada, activa «Votación Activa» en su tarjeta del listado para que los accionistas puedan votar desde su página, registra en la pestaña Votos los votos de quien vota en la sala y, al acabar, pulsa «Terminar Junta»: la votación se cierra y el resultado de cada asunto queda fijado.
- El acta y su firma Sttok compone el acta y la certificación de acuerdos con los datos de la junta: la mesa, los asistentes y el resultado de cada asunto. En la pestaña Acta los revisas y pulsas «Solicitar firma». En la pestaña Firmas sigues quién ha firmado.
Firmas
- Mandar un documento a firmar Un documento se manda a firmar en un sobre. En Firmas, «Nueva firma» te pide el documento, el rol y la persona que firma y un mensaje. Desde una junta, el acta se manda con «Solicitar firma». Cada firmante recibe un correo para firmar, y en Sttok ves quién ha firmado y quién falta.
- Recordar a quien falta por firmar Mientras un sobre espera firmas puedes mandar un recordatorio a quien falta con «Enviar recordatorio», desde la ficha del propio sobre. El plazo no se amplía: si el sobre expira sin todas las firmas, se manda uno nuevo.
- Los estados de un sobre de firma Un sobre está «Enviado» mientras espera firmas, «Completado» cuando han firmado todos y «Expirado» si llega la fecha límite y falta alguien. El estado depende solo de quién ha firmado y de la fecha, así que cambia solo.
Planes de incentivos
- Qué es un plan de incentivos Un plan de incentivos es la forma en que Sociedad Ejemplo, S.A. reparte con su equipo una parte del valor que crea: te concede unidades que se van haciendo tuyas con el tiempo y que se convierten en dinero cuando la sociedad abre una ventana de liquidez.
- Qué es una ventana de liquidez Una ventana de liquidez, u oferta de recompra, es el periodo en el que alguien, a menudo la propia sociedad, compra parte de las unidades consolidadas de un plan de incentivos a un precio fijado. En Sttok es una oferta de compra en «Mercado de incentivos», y en una sociedad que no cotiza es la forma de convertir esas unidades en dinero.
- Abrir una oferta de recompra Una oferta de recompra es, en Sttok, una «Oferta de compra de unidades» en «Mercado de incentivos». Eliges quién compra (puede ser la propia sociedad, con la autocartera), cuántas unidades, el precio por unidad, los límites por vendedor y las fechas. Los beneficiarios la aceptan y tú gestionas cada operación desde el «Panel de administración».
- El pool y los acuerdos que lo mueven El pool es el total de unidades que la sociedad ha reservado para sus planes de incentivos. Lo aprueba la junta, crece o se reduce con nuevos acuerdos, y se reparte en unidades asignadas a beneficiarios y unidades disponibles para asignar.
- Dar de alta un plan de incentivos Un plan se da de alta desde «Planes de Incentivos» (menú «Listado de Planes») con «Añadir Plan»: el tipo de plan, el nombre, la fecha de inicio, las acciones del plan (pool), el precio por unidad, que es el precio de ejercicio, y el calendario de consolidación (cliff, vesting y velocidad). Puedes crearlo como borrador y pedir a Sttok que genere las condiciones de cada beneficiario.
- Asignar unidades a un beneficiario Asignar es conceder a una persona un número de unidades de un plan, con «Añadir Beneficiario» en «Planes de Incentivos», que abre el diálogo «Añadir Beneficiario al plan de incentivos»: el beneficiario, el plan, la fecha de concesión, las unidades y la fecha de invitación. La asignación hereda las condiciones del plan, salvo que las cambies para esa persona, y Sttok puede mandarle la carta de invitación para que la firme.
Cuenta y configuración
- Activar o desactivar funcionalidades de la sociedad En Configuración › «Funcionalidades» decides qué partes de Sttok usa cada sociedad: módulos como el mercado de incentivos o la elección de consejeros, qué ve un beneficiario en su ficha, la vista clásica de accionistas o los decimales de los importes. Cada ajuste es un interruptor y vale solo para esa sociedad.
- Los datos de la sociedad En Configuración › «Datos básicos» están la denominación, el CIF, el tipo de sociedad, la moneda y el domicilio, y también ajustes que deciden cómo funciona Sttok para esa sociedad: si se avisa a los accionistas, si pueden ver el accionariado completo, si es una sociedad holding o de prueba y en qué idioma salen los correos. Se editan pulsando cualquier fila.
- El valor de la sociedad y el certificado de valor En Configuración › «Valor Sociedad» se guarda el histórico de valoraciones de la sociedad, que usan las fichas para estimar lo que valen las acciones. En «Valor Acciones» se prepara, ejercicio a ejercicio, el valor contable para el certificado de valor que reciben los accionistas, con su plantilla y su aviso por correo.
- Usuarios y permisos Los usuarios que administran una sociedad están en Configuración › «Otros Usuarios», en «Usuarios administradores». Se añaden con «Añadir usuarios», solo con su correo, y pueden tener acceso «Completo» o «Limitado» a algunas secciones. Accionistas, consejeros y beneficiarios no se dan de alta aquí.
- Los colores y el logo de la sociedad En Configuración › «Personalización» pones el color y el logo corporativos: los de la cabecera de Sttok y los del marco de los correos que reciben los accionistas. Los cambios se aplican con «Aplicar cambios» y se deshacen con «Restablecer valores».
- El remitente de los correos Los correos que Sttok manda en nombre de la sociedad (convocatorias, recordatorios, avisos) salen con el remitente que fijes en Comunicaciones › «Remitente»: la dirección, el nombre que se ve y, si quieres, otra dirección para las respuestas. Antes de guardar puedes mandarte un correo de prueba.